#Finance & #Controlling – Bedeutung und Realität für die Organisation

Vorweg

Obwohl es seit Jahren mehrere Ansätze gibt, die Stellung der Funktionsbereiche Finanzen und Controlling (FuC) innerhalb der Unternehmen neu zu definieren, kann die Wirtschaft nur schwer aus ihren alten Gewohnheiten ausbrechen. Der freundliche Erbsenzähler, Spielverderber bei Budgetfragen und grimmig dreinblickender Kollege der ständig mit knappen Worten formuliert was er haben will und bis wann ist aber kein Mysterium. Im Gegenteil. Viele dieser Kollegen sind einfach nur in komplexen Gedanken gefangen und müssen in kürzester Zeit aberwitzige Probleme lösen die ihre volle Aufmerksamkeit benötigen. Da bleibt wenig Raum für Smalltalk. Und genau hier liegt auch eines der Hauptprobleme. Ein Mangel an Kommunikation und tatsächliche Beteiligung von FuC  bei den für Sie entscheidenden Fragen.

Bedeutung und Ideal

Betrachten wir die Unternehmung als Organisation, erfüllt FuC eine wesentliche Aufgabe, nämlich die der Informationsbearbeitung und Kommunikation. Dabei verarbeitet die IT diese Informationen und stellt die Infrastruktur zur Verfügung. In dieser Rolle berät sie FuC über die technischen Möglichkeiten und Einschränkungen der Technologien und zeigt potentielle Lösungswege auf. Was hat aber Kommunikation mit schnöden Finanzkennzahlen, Rechnungen etc. zu tun? Ganz einfach. Jegliche Tätigkeit die im Unternehmen „offiziell“ stattfindet wird von FuC idealerweise in standardisierte Zahlen und Berichte „übersetzt“ und kommuniziert. Dies geschieht sowohl nach Ihnen wie auch nach außen. Um hier ein Modewort zu verwenden könnte man FuC als den  BigData verantwortlichen verstehen, der die Daten mit Hilfe der IT be- und verarbeitet, sinnvoll kombiniert und präsentiert.

Schlussfolgernd muss also FuC bei ALLEN offiziell verwendeten Berichten, Kennzahlen etc. stets auch ein Mitspracherecht eingeräumt werden. Nicht vom Controlling „abgesegnete“ Reports und Softwaresysteme sollten also nie offiziell verwendet werden dürfen. Als folge würde es keine Abstimmungsprobleme und unterschiedliche Zahlen zum gleichen Sachverhalt (wie war der Umsatz noch?!?, ist es mit oder ohne xyz? etc. etc.) mehr geben. Die Kommunikation liefe rund  und FuC Kollegen würden plötzlich ganz anders wahrgenommen werden können.

Realität

Abgesehen von alten verstaubten Vorurteilen kämpft aber FuC oft mit subtileren aber in der Zahl nicht unbedeutenden Problemen. Rivalisierende interne Abteilungen, politische Machtkämpfe und einer Infrastruktur (IT) die sich nicht adäquat beherrschen (lassen) will bzw. beherrscht werden kann. Die Folge sind u. a. die Abkapselung von FuC weil Ressourcen für die Erarbeitung von Workarounds und andere Rettungsmaßnahmen benötigt werden sowie sinnloser Projekte (KAIZEN, KVP, etc. etc.) die mangels Kommunikation und Ressourcen die Abteilungen nur belasten aber nicht zielführend sind.  Um sein „Reich“ regieren zu können greifen viele Abteilungs- / Bereichsleitungen auf Eigenkreationen zurück und so sind proprietäre Berichtssysteme und oft nur einseitig verwendbare Kreationen bei diversen Unternehmen sehr verbreitet und beliebt.

Zusätzlich belasten aber auch die zunehmenden legale Anforderungen von Behörden und anderen Instituten die schon knapp vorhandenen Ressourcen der Abteilung und verstärken somit dass Problem. Wenn plötzlich z.B. jede Abteilung, ja sogar jede Region eigene Forecasts erstellt, über 10 verschiedene Tools zur Verfügung stellt und Tabellenkalkulationsprogrammen (Excel u. Co) ungewollt zur haupt-IT Anwendung mutieren, dann ist FuC bereits auf verlorenen Posten und muss sich neu definieren. FuC muss dann aktiv nach außen treten und den Dialog suchen, will sie nicht als Overhead ohne produktive Bedeutung für die Organisation enden.

Fazit:

Es wird Zeit, dass sich FuC zusammenreißt und die Position und Verantwortung annimmt, die der heutigen Zeit gerecht wird. Das deutsche Schlagwort Industrie 4.0 soll dies wohl verdeutlichen und ich hoffe, dies wird nicht wieder zu IT-lastig ausgelegt.

Auf überraschende Gesichter treffe ich immer wieder bei Mandanten mit Produktionsanlagen wenn ich mich „da unten bei denen“ blicken lasse. Anzugsträger erscheinen ja offenbar nur bei Führungen, dabei ist die fundamentale Kenntnis der Organisation als eine Einheit enorm wichtig für FuC. Investitionsentscheidungen und quantitative analysen,  KPIs und Scores können mit diesen zusätzlichen Informationen entscheidend verbessert werden.

Viele Unternehmen sind bereits heute sehr fortschrittlich oder dabei, die Situation zu ändern. Diese werden auch den kompetitiven Vorteil auf Ihre Seite haben und als Gewinner aus dem Wettbewerb treten.

Ricardo T. Morita